Seit 2004 orgenisiere ich in unregelmäßigen Abständen Fly-In, erst die "Holzflugtage", später ein paar andere Treffen, Bölkow und auch Segelflug. Die Risiken gleichen denen quasi beliebiger Open-Air-Happenings, habe aus Erfahrung deshalb anzubieten:

Online Anmeldung sind hifreich, aber nur ein Pulsometer, wie das Interesse sein könnte. Angemeldete no show, gleichen in etwa den "Spontis"

• Buche nie für die Gäste eine Unterkunft! ( Sagt ein Wirthaus/Pension wegen Deiner Veranstaltung z.B eine Hochzeit ab, und es regnet, biste dran). Verschicke Verzeichnisse, verweise auf den Tourismusverband.
• Fordere keinen Eintritt! Das schreickt komischerweise ab. Essen (Grill, Gulaschkanone) und Trinken( Faßbier) möglichst kostenlos. Ein herumwandernder Spendentopf bringt am Ende des Tages mehr.
• Oberstes Gebot jeder Kultur: " Du sollst nicht langweilen." Musik, Geschichten, Beauty/ugly/contest, Musik Musik Musik..
• Wertvollere Mitbringsel. Ein Basecap ist das Unterste. Ein schönes Biersedel mit Aufdruck, schon besser.
• Eine zentrale Anlaufstelle für alle und ( fast ) alles. Idealerweise ein großes Zelt. Piloten sind kleine Kinder!
• Niemals öffentlich ausloben! Es muss ein Treffen unter Gleichgesinnten sein. (Zaun-)gäste willkommen. Sonst kann es SEHR teuer werden. ( Wie oben erwähnt.) Nein, kein Flugtag.
• Fast am Wichtigsten: Alle Vereinbarungen, Lieferungen - gar Verträge- 24h vorher kündbar. Die Gastrolieferanten verstrehen das.

Ich verspreche Lust und Leid liegen sehr eng beeinander. Ohne Sponsoren für Musik, Speis und Trank ist ein fünfstelliges Defizit normal. Das kostet gut leben unter Menschen die gut leben. Galgenhumor, wenn eine goldene Rolex Strichlisten über ihren Verzehr macht, googelt was sowas kosten könnte, davon die Hälfte ( war ja kostenlos) in die Büchse steckt. :-)))

;-)

Und das war dann "nur" eine Veranstaltung ohne allgemeine Öffentlichkeit ...

Wie schon meine Oma selig immer sagte, von reichen Leuten lernt man das Sparen ...