Folgende Vereinbarung als Entwurf:

Anmerkung: Die Beratung-GmbH ist im Bereich Brandschutz und Bauüberwachung tätig. Kunden sind Bauherren, Architekten und Generalunternehmer. Berater und Kunden sind regelmäßig europaweit auf Baustellen anwesend. Die Berater-GmbH und viele Kunden haben ihren Sitz in Berlin und wollen vernünftigerweise gemeinsam von Berlin zur Baustelle und zurück fliegen.

"Die Beratung-GmbH nutzt im Ermessen der Geschäftsführung für erforderliche Dienstreisen ein gechartertes Flugzeug und stellt den Piloten. Der Pilot ist festangestellter Mitarbeiter der Beratung-GmbH. Die Verantwortung für die legale und sichere Flugdurchführung liegt beim Piloten.

Sofern gewünscht, können Kunden der Berater-GmbH an Dienstreisen mit dem Flugzeug teilnehmen. Bei der Mitnahme von Passagieren, welche keine Mitarbeiter der Beratung-GmbH sind (z.B. Kunden), müssen weitere rechtliche Bestimmungen beachtet werden:

Es wird darauf hingewiesen, dass mit dem Flugzeug durchgeführte Dienstreisen auf Kostenteilungsbasis erfolgen müssen. Ein sich aus dem Betrieb des Flugzeuges ergebender Gewinn der Beratung-GmbH oder des Piloten ist ausgeschlossen. Die Teilung der Kosten bemisst sich auf die direkten Gesamtkosten des Fluges geteilt durch die Anzahl der Passagiere, wobei die direkten Kosten sich zusammensetzen aus: Charterkosten, Betriebsstoffe, Landegebühren, Anflug- und Streckengebühren, Abstellgebühren, Handling und sonstige mit dem Flug in Zusammenhang stehende Entgelte.

Die Beratung-GmbH übernimmt die Verwaltung der Abrechnung und stellt den Flugteilnehmern eine konsolidierte Jahresendabrechnung in Höhe der anteiligen direkten Kosten. Um unterjährig anfallende Kosten zu ersetzen, werden mit dem Kunden vorläufig 20 Flugstunden pro Jahr in Form monatlicher Abschlagszahlungen vereinbart, welche unterjährig den tatsächlich angefallenen Flugstunden angepasst werden können."

Ich würde mich über regen Austausch zu obigem Sachverhalt, insbesondere auch zu folgenden Fragen freuen:

1. Kostenteilung und natürliche Person?
Regelmäßig lese ich von natürlichen Personen als Teilnehmer bei Flügen mit Kostenteilungsbasis. Allerdings gibt es diese PDF von Austrocontrol (Abschnitt Arbeitsflüge):
(siehe angehängte PDF "FAQs Season Opener...") oder https://www.austrocontrol.at/jart/prj3/ac/data/uploads/FAQs%20Season%20Opener%202017.pdf

"Wenn ich eine Dienstreise, einen Betriebsflug im Flugzeug bestreite, wie sieht dies verrechnungstechnisch aus? Kann ich die Rechnung an meine Firma stellen?

Auch wenn die Firma die direkten Kosten (Flugminuten, Landegebühr, etc.) des Fluges übernimmt, wird der Flug als Kostenteilungsflug und daher als nicht-kommerzieller Flug im Sinne der Ausnahme gemäß Artikel 6 Punkt 4a der VO (EU) Nr. 965/2012 gewertet. Wichtig ist, dass der Pilot keinen Gewinn erwirtschaften darf und dass nur direkte Kosten erstattet werden dürfen."

2. Beispiel: Pilot und Berater sind Mitarbeiter der Berater-GmbH, dazu kommt 1 Kunde (3 Personen). Die Berater-GmbH zahlt 2/3 der direkten Kosten des Fluges, der Kunde 1/3? Oder wäre dies eine Kombination aus Werksflug (2 Mitarbeiter) und Kostenteilungflug zwischen GmbH und Kunden, wobei jeder 1/2 zahlt?

Leitfaden "Fliegen gegen Entgelt" vom BMVI:

https://www.lba.de/SharedDocs/Downloads/DE/SBl/SBl1/Fliegen%20gegen%20Entgelt.pdf;jsessionid=865DDE0597B9A3AD440A4BE19763A282.live21302?__blob=publicationFile&v=1

Darin bei den Quellenauszügen:

"Art. 6 Abs. 4a VO (EU) Nr. 965/2012:
Abweichend von Artikel 5 Absätze 1 und 6 darf folgender Flugbetrieb mit anderen als tech-nisch komplizierten motorgetriebenen Flugzeugen und Hubschraubern, Ballonen und Segel-flugzeugen gemäß Anhang VII durchgeführt werden:
a) Flüge von Privatpersonen auf Kostenteilungsbasis unter der Bedingung, dass die direkten Kosten von allen Insassen des Luftfahrzeugs, einschließlich des Piloten, geteilt werden und die Anzahl der Personen, die die direkten Kosten teilen, auf sechs begrenzt ist [...]"

(Hervorhebungen durch mich)

Meines Erachtens ist der angestellte Pilot in deinem Fall nicht Privatperson und trägt auch nicht den Kostenanteil.

Was sind in diesem Zusammenhang eigentlich die "direkten Kosten"? Motorabschreibung auf TBO kalkuliert, Sprit, Wartungskosten für die 50h Kontrolle auf 50 h verteilt?

Wie wäre das eigentlich wenn der Pilot alle diese Kosten mit den anderen teilt (die Firma stellt sie ihm in Rechnung) und die Firma die sonstigen Kosten des Fliegers übernimmt?

Jenseits der Frage der evtl. vorliegenden Gewerblichkeit, sehe ich den wesentlichen Knackpnkt in der Haftungsfrage. M.E. läßt sich in diesem Konstrukt die Haftung nicht beschränken.

Direkt sind nach meiner Kenntnis Sprit, Öl, Wartung. Halt alles, was durch die Nutzung entsteht.

AFA oder Kapitalkosten, Hangar, ARC, Zeitablauf xyz eben nicht.

Klären könnte man das, wenn man sich verklagen lässt und das dann vor Gericht bringt :-))

Danke für alle Rückmeldungen. Wir haben uns nun schlicht auf Kostenteilung geeinigt und von gewagten Konstruktionen abgesehen.