Meine Erfahrung, auch aus dem Berufsleben: zu viel "Stuktur" in der Archivierung macht das Ganze nur noch unübersichtlicher, weil Du am Ende nicht mehr weißt, zu welcher Rubrik was eingeheftet wurde ...

Mir fällt da spontan "Marvin", der Hausmeister aus "Stirb Langsam 2" ein: "Hab ich das jetzt unter S wie Skywalk oder F für Verschiedenes?" ;-)

Im Ernst: Ich habe vor allem mit elektronischen Dokumentenablagen ähnliche Erfahrungen gemacht. Sobald es ein Dokument gibt, das mehreren Kategorien zugeordnet werden könnte, wird's schwierig. Und spätestens mit dem nächsten Audit ggf. sogar richtig schwierig. Und wer narrensicher zu archivieren glaubt, unterschätzt den Einfallsreichtum der Narren.

Olaf

Physische Ordner bleiben in chronologischer Ordnung, alles digitalisieren (gibt schöne Automatikscanner) und die Dokumente dann...

• entweder in einer digitalen Dokumentenverwaltung mit Tags versehen, nach denen man suchen kann,
• oder ein chronologisch sortiertes Dateiverzeichnis, in dem die Scans mit Datum und kurzer Beschreibung als Dateiname liegen, sowie mehrere weitere Verzeichnisse (Jahresnachprüfung, 100h, 50h, Minor Change usw.), in denen Verknüpfungen/Symlinks zu den Dateien im chronologischen Ordner liegen. Ein Dokument kann so in mehreren Kategorien verknüpft werden und man kann die Verknüpfungen anders benennen, als den Scan selbst.

Erfordert aber etwas Disziplin.

Ich habe einen Canon P-150M Dokumentenscanner (so klein, dass er auch in den Rucksack passt) und einen Business-Account bei Dropbox mit 1 TB ...

In der Dropbox habe ich einen Ordner "Fliegen" und darunter auch einen Ordner Maintenance/2016 .... wiederum gegliedert nach technischen Unterlagen, Releases, Rechnungen etc ...

Jedes Dokument von iPhone oder iPad aus in 30 Sekunen auffindbar ...

Danke für eure Antworten! Dann war der bisherige Ansatz, alles chronologisch zu sortieren, doch nicht so falsch. Wenn jeder Jahresordner nun noch zumindest eine rudimentäre inhaltiche Gliederung erhält, ist wohl schon viel geholfen. Ich möchte es einem möglichen Nachbesitzer auch so übersichtlich wie möglich gestalten - mir hat man einfach nur zwei Kartons voll mit Unterlagen hingestellt :-)

Wie führt ihr eure Betriebszeitenübersicht? Einfach in Excel?