Toll, dass du das organisierst! Absolut verständlich, dass du dir neben dem Aufwand (bei zusätzlichen Unsicherheiten wie Wetter) nicht auch noch die Kosten selbst an's Bein binden willst.

Nach meiner Erfahrung auch üblich, dass eine Kostenbeteiligung durch die Teilnehmer erfolgt. Du machst das transparent und dann sollen halt nur die kommen, die mit den Konditionen einverstanden sind. Ich hatte bisher noch bei keinem Fly-in das Gefühl, dass sich da irgendjemand bereichert hat...