Wir machen das über einen Google-Kalender, den kann man bequem auch auf dem Smartphone einbinden. De "Default-Wochen" könnt ihr fest eintragen, und dann jann jeder seine zusätzlichen Wunschtermine eintragen.

Der, der dann eigentlich dran wäre, muss dann zwar immer noch zustimmen oder ablehnen, aber das geht trotzdem erheblich einfacher als eine Excel-Tabelle.

Für eine etwas größere Gruppe (ca. 20 Personen und 2 Flugzeuge verwenden wir vereinsflieger.de - gefällt mnur gut, kostet aber ein paar Euro. Für lediglich 3 Personen würde ich das eher nicht machen.

Wenn Du einen Mac/iOS nutzt: Einfach einen eigenen Kalender für das Flugzeug einrichten und teilen. Per Benachrichtigungen kannst Du Dich über jeden neuen Eintrag informieren lassen.

Einfacher geht's nicht.