Hier mal OHNE auf den EINZELFALL abgestellte Beratung und OHNE Gewähr...
Man muss zwei Fragen voneinander trennen:
1. War der konkrete Flug tatsächlich betrieblich veranlasst?
2. Welche Kosten sind diesem Flug wirtschaftlich zuzurechnen?
Ein betrieblicher Anlass liegt zum Beispiel vor, wenn man zu einem Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner oder zu einer betrieblich veranlassten Besprechung fliegt. Der Termin und der Reisezweck sollten nachweisbar sein. Ein Eintrag wie „geschäftlich“ im Flugbuch wäre dafür eher dünn. Besser sind Angaben wie Datum, Strecke, Flugzeit, besuchtes Unternehmen beziehungsweise Ansprechpartner und Anlass des Termins.
Dass man das eigene Flugzeug nutzt und selbst gerne fliegt, macht einen nachweislich betrieblichen Flug nicht automatisch zu einer Privatreise. Der Bundesfinanzhof hat ausdrücklich entschieden, dass es bei einer beruflich veranlassten Reise grundsätzlich nicht darauf ankommt, welches Verkehrsmittel gewählt wird. Das kann also auch ein selbst geflogenes Privatflugzeug sein. BFH, Urteil vom 19. Januar 2017, VI R 37/15. (Bundesfinanzhof)
Wie können die Kosten aufgeteilt werden?
Eine Aufteilung nach Flugstunden ist grundsätzlich nachvollziehbar. Ich würde aber zwischen direkt zurechenbaren Kosten und jährlichen Fixkosten unterscheiden.
Direkt zurechenbar sind beispielsweise:
- Kraftstoff und Öl für den betrieblichen Flug
- Landegebühren
- Handling- und Abstellgebühren
- sonstige Kosten, die ausschließlich wegen dieses Fluges entstanden sind.
Diese Kosten können dem betrieblichen Flug unmittelbar zugeordnet werden.
Daneben gibt es jährliche Kosten, die unabhängig vom einzelnen Flug anfallen, zum Beispiel:
- Hangarmiete
- Versicherung
- Jahresnachprüfung
- kalenderabhängige Wartung
- Navigationsdaten und sonstige Abonnements
- gegebenenfalls Finanzierungskosten
- gegebenfalls auch ein anteiliger Abschreibungsbetrag
Auch bei einem Flugzeug, das steuerlich im Privatvermögen bleibt, können die durch die betriebliche Nutzung verursachten Aufwendungen einschließlich eines anteiligen Abschreibungsbetrags als Betriebsausgaben berücksichtigt werden.
Für diese Fixkosten kann das Verhältnis der betrieblichen Flugzeit zur gesamten Flugzeit des Jahres ein sachgerechter Aufteilungsmaßstab sein.
Einfaches Beispiel
Das Flugzeug wird im Jahr insgesamt 100 Stunden geflogen.
Davon entfallen 20 Stunden auf nachweislich betriebliche Flüge.
Der betriebliche Nutzungsanteil beträgt damit:
20 Stunden ÷ 100 Stunden = 20 Prozent
Die jährlichen Fixkosten des Flugzeugs betragen insgesamt 20.000 Euro.
Davon entfallen rechnerisch auf die betriebliche Nutzung:
20.000 Euro × 20 Prozent = 4.000 Euro
Zusätzlich sind für die betrieblichen Flüge folgende unmittelbar zurechenbare Kosten entstanden:
Kraftstoff und Öl: 1.500 Euro
Lande- und Handlinggebühren: 500 Euro
Damit ergeben sich insgesamt:
Anteilige Fixkosten
4.000 Euro
Direkte Kosten der betrieblichen Flüge
2.000 Euro
Mögliche Betriebsausgaben
6.000 Euro
Wichtig ist lediglich, dass die direkten Kosten nicht doppelt berücksichtigt werden. Wenn also sämtliche Kraftstoff- und Landegebühren bereits in den jährlichen Gesamtkosten von 20.000 Euro enthalten sind, dürfen sie nicht anschließend noch einmal zusätzlich angesetzt werden.
Man könnte alternativ auch einen durchschnittlichen Vollkostensatz je Flugstunde ermitteln:
Gesamtkosten des Jahres ÷ Gesamtflugstunden = Kosten je Flugstunde
Diesen Stundensatz multipliziert man dann mit den betrieblichen Flugstunden. Auch das kann funktionieren. Die Trennung zwischen direkten Kosten und Fixkosten ist meines Erachtens aber häufig transparenter, weil einzelne betriebliche Flüge unterschiedliche Lande-, Handling- oder Kraftstoffkosten verursachen können.
Der mögliche Haken: Angemessenheit der Kosten
Die betriebliche Veranlassung des Fluges bedeutet noch nicht automatisch, dass das Finanzamt jede beliebige Kostenhöhe akzeptieren muss.
Bei einem Privatflugzeug kann geprüft werden, ob der Aufwand im Verhältnis zum betrieblichen Nutzen noch angemessen ist. Dabei können unter anderem folgende Punkte eine Rolle spielen:
Welche Zeitersparnis wurde durch den Flug erreicht?
Welche anderen Reisemöglichkeiten gab es?
Welche Kosten wären bei Bahn, Pkw oder Linienflug entstanden?
Welche wirtschaftliche Bedeutung hatte der Termin?
Passen die Flugzeugkosten zur Größe, zum Umsatz und zum Gewinn des Betriebs?
Ist die Nutzung eines Flugzeugs in dieser Art von Unternehmen nachvollziehbar?
Der Bundesfinanzhof hat klargestellt, dass Flugzeugkosten nicht allein wegen der Wahl des Verkehrsmittels abgelehnt werden dürfen. Bei deutlich überhöhten Kosten kann der Betriebsausgabenabzug aber auf einen angemessenen Betrag begrenzt werden. Als Vergleich können beispielsweise die Kosten einer üblichen Reise mit Bahn, Pkw oder Linienflug herangezogen werden. (Bundesfinanzhof)
Deshalb würde ich neben dem Flugbuch auch kurz dokumentieren, warum das Flugzeug für die jeweilige Reise sinnvoll war. Eine nachvollziehbare Zeit- und Kostenbetrachtung kann bei einer späteren Prüfung sehr hilfreich sein.
Noch ein wichtiger Punkt
Die vorstehende Berechnung unterstellt, dass das Flugzeug steuerlich im Privatvermögen bleibt.
Wird das Flugzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt, gehört es grundsätzlich zum notwendigen Betriebsvermögen. Bei einer betrieblichen Nutzung zwischen 10 und 50 Prozent kann eine Zuordnung zum Betriebsvermögen möglich sein. Dann verändert sich die steuerliche Behandlung: Die gesamten Kosten werden zunächst betrieblich erfasst und die private Nutzung muss anschließend als Entnahme berücksichtigt werden. (Bundesministerium der Finanzen)
Abschließend noch ein wichtiger Hinweis
Das Thema sollte immer vorab mit dem eigenen Steuerberater besprochen werden, da jeder Einzelfall anders zu beurteilen ist. Man sollte außerdem damit rechnen, dass das Finanzamt die Kosten im Rahmen einer späteren Betriebsprüfung kritisch hinterfragt. In der laufenden Gewinnermittlung oder Steuererklärung fallen die Aufwendungen häufig zunächst lediglich als Reisekosten auf – dass diese mit dem eigenen Flugzeug entstanden sind, wird dabei oftmals gar nicht ersichtlich. Erst wenn das Finanzamt die Belege oder die Zusammensetzung der Reisekosten genauer prüft, kann das Thema aufkommen. Ob man eine abweichende Auffassung des Finanzamts anschließend akzeptiert oder gegebenenfalls den Rechtsweg beschreitet, hängt letztlich von den Erfolgsaussichten und der wirtschaftlichen Bedeutung des Einzelfalls ab.
Fazit
Ein nachweislich betrieblicher Flug mit dem eigenen Privatflugzeug kann grundsätzlich steuerlich berücksichtigt werden. Eine Aufteilung der jährlichen Fixkosten nach dem Verhältnis
betriebliche Flugstunden ÷ gesamte Flugstunden
ist ein plausibler und gut nachvollziehbarer Ansatz. Die unmittelbar durch den betrieblichen Flug entstandenen Kosten können zusätzlich direkt zugeordnet werden.
Voraussetzung sind eine saubere Dokumentation, eine vollständige Kostenaufstellung und eine nachvollziehbare Begründung, weshalb der Flug betrieblich veranlasst und der Aufwand wirtschaftlich angemessen war.
Das betrifft zunächst die Einkommensteuer beziehungsweise die Gewinnermittlung. Die umsatzsteuerliche Behandlung und Flüge für eine eigene GmbH müssen gesondert beurteilt werden.
